Mehr Struktur für Ihr Team: So definieren Sie Nutzerrollen in heylogin

Die Verantwortung eines Admins wiegt manchmal schwer. Er ist die treibende Kraft im System. Doch was bedeutet „Admin“ überhaupt?

In heylogin gilt: Der Admin, oder die Administrator:in, besitzt alle Zugriffsrechte und kann so Strukturen innerhalb der Organisation und des Plans verändern, Mitglieder hinzufügen oder entfernen und Zugriffe erteilen.

Doch nicht jeder Mitarbeitende innerhalb Ihres Teams sollte diesen Aufgabenkatalog übernehmen oder in Gefahr kommen, Dinge versehentlich zu verändern.

Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Nutzerrollen zu vergeben.

Vordefinierte Rollen – Nutzer vs. Admin

Wir unterscheiden in unserer heylogin Standard-Version zwischen zwei zentralen Rollen, aus denen Sie wählen können: dem Nutzer und dem Admin.

Während der Admin vollständige Berechtigungen erhält, ist der Schaffensspielraum des Nutzers eingeschränkt.

Berechtigungen von Nutzer und Admin im direkten Vergleich:

Nutzer können …

1. persönliche Logins anlegen und verwalten
2. innerhalb von zugeteilten Teams agieren
3. auf freigegebene Logins der Organisation zugreifen

Admins können darüber hinaus …

1. Logins und Teams managen sowie Zugriff erteilen
2. Mitarbeitende hinzufügen und entfernen
3. Grundeinstellungen der Organisation und des Plans verändern
4. weitere Admins ernennen

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Benutzerdefinierte Rollen (RBAC) für Enterprise-Kunden

Je größer das Unternehmen, desto komplexer die Teamstrukturen. In unserem Enterprise-Plan, der Kunden mittlerer und großer Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden anspricht, bieten wir die Möglichkeit, benutzerdefinierte Rollen (RBAC: Role-Based Access Control) anzulegen.

Das erleichtert den täglichen Zugang zu aufgabenspezifischen Bereichen – nur soweit, wie es der einzelne Mitarbeitende wirklich benötigt.

Lassen Sie uns dies anhand dreier Beispiele erläutern.

Unsere fiktive Mitarbeiterin Alice ist in einer leitenden Position im Human-Resources-Bereich.

Sie ist dafür zuständig, Nutzer der Organisation zu verwalten: ihnen beispielsweise ihre Rolle im Unternehmen zuzuweisen oder Lesezugriff auf passende Team-Logins zu erteilen. Außerdem kann sie im Rahmen des Recruitings neue Mitarbeitende hinzufügen oder entfernen. Strukturveränderungen und die Einsicht auf Nutzerverhalten innerhalb der Organisation bleiben ihr wiederum verwehrt – hierfür genügen ihre Berechtigungen gezielt nicht.

Ben ist in unserem Beispiel ein Abteilungsleiter mit viel Mitarbeiterverantwortung.

Er stellt eine wichtige Schnittstelle zwischen oberster Führungsebene und Mitarbeitenden seiner Abteilung dar.

Ben benötigt vorrangig die Berechtigung, seinen Mitarbeitenden Teamzugriff zu erteilen. Je nach Stellung der Person obliegt es ihm auch, mehr als Leserechte freizugeben, sodass Team-Logins von Mitarbeitenden bearbeitet werden können. Dies entlastet vor allem das Ticket-System seiner IT Abteilung.

Unser fiktives Trio vervollständigt Carl als Operational Admin.

Carl ist Teil des Help-Desks seiner IT-Abteilung. Er besitzt in seiner Rolle als Operational Admin so gut wie alle Berechtigungen unseres oben beschriebenen Admins.

Für ihn gelten folgende Befugnisse:

• Er kann alle Nutzer:innen und Organisationen verwalten.
• Er kann den Auditlog einsehen.

Diese Bereiche sind für ihn deaktiviert:

• Er kann weder die Account-Einstellungen noch den Plan verändern.
• Er kann keine Logins exportieren.
• Er hat keine Einsicht in das Pwnitoring.

Viele häufig anfallende operative Aufgaben aus dem Ticket-System können so problemlos von Carl übernommen werden.

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Wie Sie Ihre benutzerdefinierten Rollen anlegen, ist ganz Ihnen überlassen. Vielleicht orientieren Sie sich an Alice, Ben und Carl, vielleicht finden Sie auch ganz neue Rollenmodelle, die perfekt auf Ihre Mitarbeitenden und deren Zuständigkeiten zugeschnitten sind.

Wir sind wie immer gespannt auf Ihr Feedback und stehen Ihnen bei offenen Fragen gerne zur Seite.

Zu vielen Anliegen finden Sie Antwort in unserem Help Center. Oder Sie nehmen Kontakt zu unserem Support-Team auf.

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